Melaksanakan tugas secara tertib dengan penuh rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;
Bekerja secara profesional, mandiri atas dasar kejujuran, untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa;
Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat;
Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan oleh para pihak sesuai dengan kesepakatan;
Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan/benturan kepentingan/conflict of interest para pihak yang terkait, langsung atau tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa;
Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan perusahaan dalam pengadaan barang/jasa;
Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan perusahaan.
III. Jaminan Pengadaan
Jaminan dipergunakan untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan nilai pekerjaan di atas Rp.250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah).
Jaminan dalam pengadaan barang/jasa berupa Jaminan Penawaran, Jaminan Sanggahan, Jaminan Uang Muka, Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Pemeliharaan.
Jaminan Penawaran dapat diterbitkan oleh Bank Umum atau Lembaga Keuangan Non Bank/Asuransi atau berupa uang tunai.
Jaminan Uang Muka, Jaminan Sanggahan, Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Pemeliharaan wajib diterbitkan oleh Bank Umum atau berupa uang tunai.
Nilai Jaminan:
a. Nilai Jaminan Penawaran sebesar 1% (satu perseratus) sampai dengan 3% (tiga perseratus) dari Nilai Penawarannya;
b. Nilai Jaminan Sanggahan sebesar Nilai Jaminan Penawarannya;
c. Nilai Jaminan Uang Muka sekurang-kurangnya sama dengan uang muka yang diberikan;
d. Nilai Jaminan Pelaksanaan sekurang-kurangnya :
a) Sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai kontrak, untuk penawaran lebih dari 80% (delapan puluh perseratus) Nilai HPS;
b) Sebesar 5% (lima perseratus) x Nilai HPS, untuk penawaran lebih kecil atau sama dengan 80% (delapan puluh perseratus) Nilai HPS;
c) Nilai Jaminan Pemeliharaan sekurang-kurangnya 5% (lima perseratus) dari Nilai Kontrak dengan mempertimbangkan resiko pekerjaan jasa konstruksi;
Untuk Penyedia Jasa Konsultansi tidak diperlukan Jaminan Uang Muka, Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Pemeliharaan.
Untuk Penyedia barang/Jasa dari Lembaga Perguruan Tinggi, Lembaga Penelitian Ilmiah atau Instansi Pemerintah tidak perlu menggunakan jaminan.
Untuk Penyediaan Jasa Pengadaan Barang Kendaraan Bermotor jaminan pelaksanaan dapat digantikan dengan Sertifikat Garansi dari Produsen/ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merk)/Autorized Main Dealer.
IV. MetodePengadaan Barang/Jasa.
Pelelangan/Seleksi Terbuka:
Nilai pekerjaan di atas Rp.1.000.000.000 (satu miliar rupiah);
Dilakukan dengan pasca-kualifikasi;
Diumumkan secara terbuka melalui media cetak Nasional dan dapat diikuti dengan pengumuman melalui media lainnya;
Diikuti sekurang-kurangnya oleh 3 (tiga) peserta lelang yang memenuhi persyaratan;
Penyedia barang/jasa yang berhak mengikuti pelelangan/seleksi terbuka adalah seluruh penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dalam Dokumen pengadaan barang/jasa;
Diikuti penyedia barang/jasa sesuai klasifikasi dan kualifikasinya.
V. Pemilihan/Seleksi Langsung:
Nilai pekerjaan diatas Rp.250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp.1.000.000.000,- (satu milyar rupiah) untuk Kantor Pusat;
Nilai pekerjaan di atas Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp.1.000.000.000,- (satu milyar rupiah) untuk Divisi Regional;
Diumumkan secara terbatas melalui papan pengumuman di Kantor satuan kerja dan/atau mengundang penyedia barang/jasa yang mempunyai rekam jejak (track record) baik;
Diikuti oleh penyedia barang/jasa yang yang mempunyai rekam jejak (track record) baik dan/atau penyedia barang/jasa lain yang memenuhi persyaratan dalam dokumen pengadaan;
Diikuti oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) penyedia barang/jasa sesuai klasifikasi kualifikasinya.
VI. Penunjukan Langsung:
Nilai sampai dengan Rp.250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah) untuk di Kantor Pusat;
Nilai sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) untuk di Kantor Divisi Regional;
Pengadaan barang/jasa melalui penunjukan langsung dilakukan dengan menunjuk langsung 1 (satu) penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan;
Dilakukan klarifikasi dan negosiasi;
Nilai yang melebihi batas ketentuan di atas, di Kantor Pusat dan Kantor Divisi Regional dapat dilakukan apabila memenuhi minimal salah satu dari persyaratan sebagai berikut:
Barang dan jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama Perusahaan dan tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset);
Penyedia barang/jasa dimaksud hanya satu-satunya (barang spesifik);
Barang/jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang dan Jasa;
Apabila Pelelangan/Seleksi terbuka mengalami 2 (dua) kali kegagalan ;
Barang/jasa yang dimiliki oleh pemegang Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment Manufacture;
Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat dan aset strategis perusahaan;
Barang dan jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya;
Penyedia barang dan jasa adalah BUMN, Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan Terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan dari BUMN, Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi BUMN, dan/atau usaha kecil dan mikro, dan sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan, serta dimungkinkan dalam peraturan sektoral;
Pengadaan barang/jasa dalam keadaan tertentu atau yang bersifat khusus.
Penunjukan langsung sebagaimana ditentukan dalam poin 5 tersebut dapat dilaksanakan setelah ada kajian dan mendapat persetujuan tertulis di Kantor Pusat oleh Direktur Utama dan di Kantor Divisi Regional oleh Kepala Divisi Regional.
VII. Pengadaan Langsung
Nilai pengadaan sampai dengan Rp.30.000.000,- (tiga puluh juta rupiah);
Bukti tanda terima barang cukup dengan kwitansi dan ditandatangani oleh pejabat pengguna yang menyatakan bahwa barang telah diterima dengan baik;
Pelaksanaan pengadaan melalui usaha kecil/koperasi, LMDH/KTH, toko/warung, pedagang eceran modern dan perorangan;
Khusus untuk pengadaan kendaraan bermotor melalui Agen Tunggal Pemegang Merk (ATPM) dan Authorized Main Dealer disesuaikan dengan batas kewenangan pejabat pengguna barang/jasa.
VII. Swakelola
Swakelola dilaksanakan dengan persetujuan Pejabat berwenang atas suatu pekerjaan yang memenuhi salah satu kriteria sebagai berikut :
Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan dan memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia dan sesuai dengan fungsi dan tugas pokok pengguna;
Pekerjaan yang operasi, pengerjaannya dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat setempat;
Pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh penyedia;
Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia akan menanggung resiko yang besar;
Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, pameran,assesment atau penyuluhan;
Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia;
Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan, pengujian laboratorium, pengembangan sistim tertentu dan penelitian oleh lembaga perguruan tinggi atau lembaga ilmiah;
Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi perusahaan.
Pekerjaan pelaksanaan penelitian; dan/atau
Pekerjaan yang tidak diselesaikan oleh Penyedia Barang dan Jasa dengan bobot pekerjaan sudah mencapai 75% (tujuh puluh lima persen).
a. Swakelola dilaksanakan oleh pejabat pelaksana swakelola.
b. Tidak ada perangkapan kewenangan antara unsur-unsur perencana, pelaksana dan pemeriksa pekerjaan dalam pelaksanaan pekerjaan swakelola.
IX. Prosedur Umum Proses Pengadaan Barang/Jasa
Proses pengadaan barang/jasa dijalankan oleh Tim ULP melalui tahapan sebagai berikut:
a. Penyusunan Dokumen;
b. Pengumuman/Undangan;
c. Pendaftaran dan Penyampaian Dokumen Pengadaan Barang/Jasa;
d. Penjelasan;
e. Pemasukan Dokumen Penawaran/Proposal;
f. Pembukaan Dokumen Penawaran/Proposal;
g. Evaluasi dan Penilaian Dokumen Penawaran/Proposal;
h. Klarifikasi dan Negosiasi (untuk sistem selain Pelelangan terbuka);
i. Usul penetapan calon pemenang/sayembara/kontes;
j. Penetapan pemenang/sayembara/kontes;
k. Pengumuman pemenang/sayembara/kontes;
l. Masa sanggah (untuk sistem Pelelangan/seleksi terbuka);
m. Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ);
n. Perikatan;
o. Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).
Proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa sesuai Perikatan Kerja yang telah ditetapkan dan ketentuan lain yang mengikat.
Proses pemeriksaan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Panitia pemeriksaan barang/jasa.
Proses serah terima pekerjaan pengadaan barang/jasa oleh Pejabat Berwenang yang menandatangani Perikatan Kerja selaku Pejabat Pembuat Komitmen.
Proses pembayaran dilakukan oleh Bendahara Umum sesuai dengan aturan perbendaharaan yang berlaku.
X. Pengumuman/Undangan Pengadaan Barang/Jasa
Dibuat oleh ULP.
Berisi minimal:
a. Nama Satuan Kerja;
b. Nama Pekerjaan;
c. Tahun Anggaran;
d. Waktu dan Tempat Pendaftaran;
e. Pagu Anggaran;
f. Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa;
g. Klasifikasi Bidang Penyedia Barang/Jasa;
XI. Pendaftaran dan Penyampaian Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
Dokumen Pengadaan barang/jasa disusun oleh ULP.
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa memuat antara lain:
a. Penjelasan;
b. Syarat-syarat Umum;
c. Syarat-syarat Khusus:
d. Syarat-syarat Administrasi;
e. Syarat-syarat Teknis termasuk gambar dan KAK;
f. Lampiran-lampiran.
Calon Penyedia barang/jasa mengambil Dokumen Pengadaan Barang/Jasa sesuai undangan yang telah ditentukan oleh Tim ULP.
XII. Penjelasan Dokumen Pengadaan
Tim ULP memberikan penjelasan atas dokumen pengadaan.
Dalam penjelasan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 meliputi :
a. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) untuk pengadaan barang/jasa konstruksi;
b. Kerangka Acuan Kerja (KAK) untuk jasa konsultansi;
c. Pertanyaan secara tertulis yang diajukan Calon Penyedia Barang/Jasa yang mengikutinya dan menyampaikan jawaban oleh Tim ULP secara tertulis.
Apabila dipandang perlu dapat dilakukan peninjauan lokasi pekerjaan.
Membuat dan menandatangani Berita Acara Penjelasan.
Penyampaian dokumen penawaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan metoda satu sampul atau metoda dua sampul.
Metoda satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga yang dimasukkan kedalam 1 (satu) sampul tertutup kepada Tim ULP.
Metoda dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II, selanjutnya sampul I dan sampul II dimasukkan dalam 1 (satu) sampul (sampul penutup) dan disampaikan kepada Tim ULP.
Metoda penyampaian dokumen penawaran harus dicantumkan dalam dokumen pengadaanBarang/Jasa.
XIV. Pembukaan Dokumen Penawaran
Pembukaan dokumen penawaran dilaksanakan oleh Tim ULP.
Pembukaan Dokumen Penawaran disaksikan bersama-sama dengan Calon penyedia barang/jasa.
Tim ULP melakukan verifikasi dan menilai keabsahan Dokumen Penawaran yang masuk sesuai ketentuan persyaratan Dokumen pengadaan barang/jasa.
Tim ULP membuat dan menandatangani Berita Acara Pembukaan Dokumen ditambahkan saksi-saksi minimal 2 orang.
XV. Evaluasi dan Penilaian Dokumen Penawaran
Evaluasi dan Penilaian Dokumen Penawaran dilaksanakan oleh Tim ULP.
Evaluasi dan Penilaian Dokumen Penawaran untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi sebagai berikut :
a. Sistim Gugur : Evaluasi penilaian dokumen penawaran yang menggunakan pendekatan dari metode kualitatif dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan barang/jasa, dengan urutan proses evaluasi dimulai dari:
a) Evaluasi Administrasi.
b) Evaluasi Teknis.
c) Evaluasi Harga.b. Sistim Nilai : Evaluasi penilaian dokumen penawaran dengan Sistim nilai digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang memperhitungkan keunggulan teknis dibandingkan dengan harga penawaran. Dilakukan penilaian dari aspek :
a) Evaluasi Administrasi.
b) Evaluasi Teknis.
c) Evaluasi Harga/biaya.Terhadap penawaran yang lulus pada evaluasi administrasi dilanjutkan dengan evaluasi teknis dan harga. Evaluasi penilaian dengan Sistim nilai menggunakan pendekatan metode kuantitatif yaitu dengan memberikan nilai angka terhadap unsur teknis dan harga. Pemberian bobot teknis dan harga/biaya diatur sebagai berikut:
a) Unsur harga/biaya berkisar 10% sampai dengan 30%;
b) Unsur teknis berkisar 70% sampai dengan 90% dan harus dikuantifikasi setiap masing-masing unsur teknisnya;
c) Semakin kompleks pekerjaan maka bobot teknis mempunyai nilai proporsi semakin besar;c. Sistim Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis.
a) Sistim penilaian biaya selama umur ekonomis digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang bernilai diatas Rp 1.000.000.000,- (satu milyar rupiah).
b)Sistim penilaian biaya selama umur ekonomis merupakan evaluasi penilaian penawaran dengan memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis barang/konstruksi yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan nilai yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, kemudian nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satuan mata uang tertentu dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.
Evaluasi dan Penilaian Dokumen Penawaran untuk pengadaan jasa konsultansi: Pengadaan jasa konsultansi dilakukan melalui proses penilaian kualifikasi yaitu pembuktian kompetensi dan/atau kemampuan mengerjakan pekerjaan jasa konsultasi dan selanjutnya dilakukan evaluasi dan penilaian penawaran dengan salah satu metode dibawah ini:
a. Sistim Evaluasi Kualitas Teknis dan Biaya yaitu evaluasi berdasarkan nilai kombinasi terbaik penawaran teknis dan biaya, selanjutnya dilakukan klarifikasi teknis dan negosiasi biaya.
b. Sistim Evaluasi Pagu Anggaran, yaitu evaluasi berdasarkan penawaran kualitas teknis terbaik dari peserta yang penawaran biayanya terendah atau sama dengan pagu anggaran, selanjutnya dilakukan klarifikasi teknis dan negosiasi biaya.
c. Sistim Evaluasi Biaya Terendah yaitu evaluasi berdasarkan penawaran biaya terendah yang penawaran teknisnya di atas ambang batas persyaratan teknis yang telah ditentukan, selanjutnya dilakukan klarifikasi teknis dan negosiasi biaya.
Metode Evaluasi dan Penilaian Dokumen Penawaran yang digunakan harus dicantumkan pada Dokumen pengadaan barang/jasa.
